USIMAMIZI WA MASUALA YA NIDHAMU NA RUFAA KATIKA UTUMISHI WA UMMA
USIMAMIZI WA MASUALA YA NIDHAMU NA RUFAA KATIKA UTUMISHI WA UMMA
Usimamizi wa masuala ya Nidhamu katika Utumishi wa Umma unatekelezwa kwa mujibu wa Sheria ya Utumishi wa Umma [Sura ya 298, Marejeo ya mwaka 2019]. Na ilitungwa ili kuweka misingi ya kisheria katika kutekeleza malengo ya Sera ya Menejimenti na Ajira katika Utumishi wa Umma iliyopitishwa na Serikali mwaka 1998, Sheria hii ndiyo inayotoa uwezo kwa mamlaka mbalimbali za Nidhamu na Rufaa katika Utumishi wa Umma na kuweka misingi ya namna masuala hayo yanavyopasa kushughulikiwa. Ili kutekeleza majukumu na mamlaka walizopewa Mamlaka za Nidhamu na Rufaa zina wajibu wa kuzingatia nyaraka zifuatazo:-
· Kanuni za Utumishi wa Umma za mwaka 2003;
· Taratibu za Uendeshaji wa Utumishi wa Umma za mwaka 2003;
· Kanuni za Kudumu za Utumishi wa Umma za mwaka 2009 na
· Nyaraka na Miongozo mbalimbali inayohusu uendeshaji wa
Utumishi wa Umma.
2.0 NIDHAMU KATIKA UTUMISHI WA UMMA
Kwa mujibu wa Sheria ya Utumishi wa Umma [Sura ya 298, Marekebisho ya mwaka 2019] na Kanuni zake za mwaka 2003, madaraka ya kuwachukulia hatua za nidhamu watumishi wa Umma zipo mikononi mwa Mamlaka za Nidhamu kama zifuatazo:-
2.1 Rais
Kwa mujibu wa Kanuni Na. 35(1) ya Kanuni za Utumishi wa Umma, 2003, Rais ni Mamlaka ya Nidhamu ya Katibu Mkuu Kiongozi.
2.2 Katibu Mkuu Kiongozi
Kwa mujibu wa Kifungu cha 4(2) cha Sheria ya Utumishi wa Umma Sura 298, Katibu Mkuu Kiongozi ndiye Mkuu wa Utumishi wa Umma. Aidha, kwa mujibu wa Kifungu cha 4(3)(d) ni Mamlaka ya Nidhamu kwa watumishi wa Umma wanaoteuliwa na Rais. Kifungu cha 4(4) kinampa katibu Mkuu Kiongozi uwezo wa kuwa Mamlaka ya Nidhamu ya juu katika Utumishi wa Umma. Hivyo, anaweza kumchukulia hatua za kinidhamu mtumishi mwingine yeyote kwa kadri atakavyoona inafaa.
2.3 Waziri mwenye dhamana ya Serikali za Mitaa
Kifungu cha 5(1)(a)(iii) cha Sheria ya Utumishi wa Umma Sura ya 298, kinamtamka Waziri mwenye dhamana ya Serikali za Mitaa kuwa ni Mamlaka ya Nidhamu ya Wakurugenzi wa Mamlaka za Serikali za Mitaa.
2.4 Watendaji Wakuu (Chief Executive Officers)
Kila Mtendaji Mkuu ni Mamlaka ya Nidhamu kwa watumishi walio chini yake. Mamlaka haya yameainishwa kwenye Kifungu cha 6(1)(a) na (b) cha Sheria ya Utumishi wa Umma Sura ya 298.
2.5 Mamlaka za Serikali za Mitaa
Kwa mujibu wa Kifungu cha 6(6) cha Sheria ya Utumishi wa Umma Sura ya 298, Mamlaka ya Serikali za Mitaa husika ndiyo itakuwa mamlaka ya nidhamu kwa watumishi walio katika mamlaka zao. Mamlaka ya Serikali za Mitaa ni Baraza la Madiwani.
2.6 Wakuu wa Idara/Divisheni
Ni Mamlaka ya Nidhamu ya Watumishi wa Masharti ya Kawaida
(Operational Service)
3.0 MAKOSA YA NIDHAMU
Katika kuchukua hatua za kinidhamu dhidi ya watumishi wa Umma, Mamlaka za Nidhamu zinatakiwa kuzingatia Sheria ya Utumishi wa Umma Sura ya 298, [Marejeo ya mwaka 2019], Kanuni za Utumishi wa Umma za mwaka 2003; Taratibu za Uendeshaji katika Utumishi wa Umma za mwaka 2003; Taratibu Bora za Nidhamu katika Utumishi wa Umma, 2007 na Kanuni za Kudumu katika Utumishi wa Umma za mwaka 2009 na nyaraka na Miongozo inayotolewa.
3.1 Aina za Uendeshaji wa Makosa ya Nidhamu
Kuna aina kuu mbili za uendeshaji wa makosa ya nidhamu kutegemeana na uzito wa kosa alilolitenda mtumishi.
3.1.1 Mwenendo wa Makosa Mazito [Kan. 42(1)].
Mwenendo wa makosa mazito unahusu makosa makubwa ambayo adhabu zake iwapo mtumishi mtuhumiwa atapatikana na hatia, zitasababisha mtumishi ama kufukuzwa kazi, kuteremshwa cheo, au kupunguziwa mshahara. Makosa hayo yameinishwa katika Jedwali la Kwanza Sehemu A.
3.1.2 Mwenendo wa Makosa Mepesi (Kan. 43).
Mwenendo huu unahusu makosa madogo ambayo mtumishi akichukuliwa hatua yanaweza kusababisha mtumishi kupewa onyo la kawaida, onyo kali au kusimamisha nyongeza ya mwaka ya Mshahara (Kanuni ya 43, Sehemu B ya Jedwali la Kwanza).
4.0 MCHAKATO WA MASHAURI YA NIDHAMU
Ili haki ionekane inatendeka kabla na wakati wa kushughulikia masuala ya nidhamu, Kifungu cha 23(2)(a)(b) na (c) cha Sheria ya Utumishi wa Umma [Sura ya 298, Marekebisho ya mwaka 2019] lazima kizingatiwe kwa ukamilifu. Kifungu hicho kinasema kuwa, kabla ya kumchukulia hatua za nidhamu mtumishi, lazima masharti ya kisheria yafuatayo yatimizwe:-
§ Mtumishi apewe Hati ya Mashtaka;
§ Mtumishi apewe fursa ya kutosha kujitetea;
§ Uchunguzi ufanywe kwenye tuhuma husika kwa mujibu wa Kanuni za Utumishi wa Umma, 2003.
4.1 Hatua za kufuata kumchukulia mtumishi mashauri ya nidhamu.
Sehemu ya (V) ya Kanuni za Utumishi wa Umma, 2003 inafafanua kwa undani taratibu za kuzingatia katika kuendesha mashauri ya nidhamu uwe ni kwa makosa Mazito au Mepesi. Hatua hizo ni kama ifuatavyo:-
4.1.1 Kufanya Uchunguzi wa Awali (Kan. 36)
Kabla ya kumchukulia mtumishi hatua yoyote ya kinidhamu ni vyema mamlaka ya nidhamu ikafanya uchunguzi wa awali. Hatua hii itamsaidia mamlaka ya nidhamu kugundua ukweli kuhusu tuhuma na kumwezesha kujiridhisha katika hatua ya awali kuwa mtumishi amehusika na tuhuma husika na kuwa kuna uwezekano wa kuthibitisha tuhuma dhidi yake iwapo hatajitetea ipasavyo.
4.1.2 Kutoendelea na majukumu kwa kumpumzisha mtumishi (Kan. 37)
Mtumishi anaweza kupumzishwa bila kusimamishwa kazi na bila kuathiri maslahi yake. Lengo ni kuzuia kosa lisiendelee kutendeka wakati uchunguzi wa awali ukifanyika. Mtumishi hatapumzishwa kwa zaidi ya siku tisini (90). Kama kuna haja ya kuongeza siku, Mamlaka ya Nidhamu inapasa kuomba kwa Katibu Mkuu, UTUMISHI. Muda utakaoongezwa hauwezi kuzidi miezi miwili. Kumpumzisha kazi mtumishi kutakoma mara tu taratibu za nidhamu zikianza. (Aya ya 11.2 – 11.4 ya Taratibu Bora, 2007).
4.1.3 Kusimamishwa kazi mtumishi (Kan. 38)
Mtumishi husimamishwa kazi baada ya kupewa Hati ya Mashtaka. Hatua hii ni baada ya mamlaka ya nidhamu kuridhika kuwa kuna tuhuma za kujibu dhidi ya mtumishi mtuhumiwa. Mtumishi aliyesimamishwa kazi atalipwa si chini ya nusu mshahara wake na hataruhusiwa kutoka nje ya kituo chake cha kazi bila idhini ya mamlaka yake ya nidhamu.
4.2 Hati ya Mashtaka [Kan. 44(3)].
Hati ya Mashtaka itaandaliwa na kusainiwa na Mamlaka ya Nidhamu. Hati ya Mashtaka itaonesha kwa ufasaha kosa na kifungu cha Sheria au Kanuni kinachodaiwa kukiukwa na mtumishi mtuhumiwa. Aidha, lazima iainishe kwa ufasaha maelelzo ya shtaka ili kumwezesha mtumishi mtuhumiwa kujua tuhuma zinazomkabili ili aweze kujitetea ipasavyo.
Hati ya Mashtaka itaambatana na Notisi ya kumtaka mtumishi mtuhumiwa kuwasilisha utetezi wake kwa maandishi (Kan. 44(5). Mwongozo wa Tume unaelekeza watumishi watuhumiwa kupewa muda wa siku 14 kuanzia tarehe ya kupokea Hati ya Mashitaka na Notisi kuwasilisha utetezi wao.
4.2 Mapokezi ya Hati ya Mashtaka [Kan. 44(4)]
Mamlaka ya Nidhamu lazima ihakikishe kuwa mtumishi mtuhumiwa amepokea Hati ya Mashtaka. Pale ambapo haijulikani aliko mtumishi mtuhumiwa, Kanuni ya 57(2) ya Kanuni za Utumishi wa Umma za mwaka 2003 itumike kumpelekea Hati ya Mashtaka kwa kuiacha mahali ambapo mtumishi husika alikuwa akiishi kabla ya kutoweka au kuituma kupitia anuani yake ya mwisho.
5.0 MCHAKATO WA MAKOSA MAZITO
5.1 Kuunda Kamati ya Uchunguzi [Kan. 45(1)]
Endapo mtumishi mtuhumiwa hatakiri tuhuma dhidi yake wakati akijibu Hati ya Mashtaka au iwapo ataamua kukaa kimya, Mamlaka ya Nidhamu itawajibika kufanya ifuatavyo :- kuunda Kamati ya Uchunguzi. Hata hivyo, pale ambapo utetezi wa mtumishi mtuhumiwa utaonyesha kukiri makosa wazi wazi (complete admission), Mamlaka ya Nidhamu haitaunda Kamati ya Uchunguzi, badala yake, itaendelea kutoa adhabu kana kwamba mtuhumiwa amepatikana na hatia baada ya Kamati ya Uchunguzi [Kan. 45(3)].
5.2 Sifa za Kamati ya Uchunguzi (Kanuni 46).
Wajumbe wa Kamati ya Uchunguzi watakuwa na sifa zifuatavyo:-
§ Wawe na cheo cha Uandamizi na zaidi;
§ Wawe watumishi wa Umma;
§ Wawe na cheo kikubwa kuliko mtuhumiwa;
§ Kamati iwe na wajumbe si chini ya wawili na si zaidi ya wanne;
§ Uteuzi uzingatie jinsia.
5.3 Haki za Mtumishi Anayechunguzwa (Kan. 47).
§ Haki ya kujulishwa kwa maandishi kuhusu tarehe, siku muda na mahali uchunguzi utakapofanyika;
§ Haki ya kuhoji Mwajiri na mashahidi wake;
§ Haki ya kupewa na kuhakiki vielelezo vilivyotolewa kama
ushahidi dhidi yake;
§ Haki ya kuleta mashahidi wake na kuwasilisha vielelezo;
§ Haki ya kuwakilishwa na mtumishi wa Umma, wakili au
mwakilishi wa chama chake cha wafanyakazi.
5.4 Mtumishi mtuhumiwa au Mwakilishi wake anapaswa kuwepo muda wote wa uchunguzi (Aya 16.6 ya Taratibu Bora, 2007).
Iwapo wakati wa uchunguzi kutajitokeza ushahidi mpya unaohitaji kuwepo kwa tuhuma mpya, Kamati ya Uchunguzi itatakiwa kuijulisha Mamlaka ya Nidhamu ili iandae Hati ya Mashtaka kwa tuhuma hizo. Mtumishi mtuhumiwa apewe fursa ya kujitetea dhidi ya tuhuma hizo mpya ndipo Kamati ya Uchunguzi iendelee kuzichunguza [Kan. 47(8); (9) na (10)].
5.5 Muda wa kuunda Kamati ya Uchunguzi na kumaliza uchunguzi [Kan. 47(10)-(12)].
Baada ya mtumishi mtuhumiwa kupewa Hati ya Mashtaka, Mamlaka ya Nidhamu inatakiwa iwe imeunda Kamati ya Uchunguzi ndani ya muda usiozidi siku 60 (Kan. 47(10). Aidha, Kamati ya Uchunguzi inatakiwa kukamilisha uchunguzi wake katika muda wa siku sitini (60) tokea ilipoanza kufanya uchunguzi (Kan. 47(11). Endapo Kamati itashindwa kukamilisha uchunguzi katika muda wa siku 60, itaomba Mamlaka ya Nidhamu iiongezee muda usiozidi siku 30. Iwapo muda unaohitajika kuongezwa ni zaidi ya 30 itabidi kipatikane kibali cha Katibu Mkuu (UTUMISHI) [Kan. 47(11) na (12)].
5.6 Kuhitimishwa kwa Uchunguzi [Kan. 48(1)-(3)].
Baada ya kumaliza uchunguzi, Kamati ya Uchunguzi itawasilisha Mwenendo wa Uchunguzi (proceedings) na Taarifa ya Uchunguzi kwa Mamlaka ya Nidhamu. Taarifa ya Kamati ya Uchunguzi inatakiwa kukidhi vigezo vifuatavyo:-
• Itamke kama, kwa maoni ya Kamati ya Uchunguzi, tuhuma dhidi ya mtumishi mtuhumiwa zimethibitishwa au la na kutoa sababu za maoni hayo.
• Hitimisho la ripoti lazima ibainishe kwa ufasaha mazingira yote yanayosababisha Kamati kuhitimisha kuwa mtuhumiwa ana hatia au hana hatia (Aya 18.2 ya Taratibu Bora, 2007)
• Itamke jambo ambalo, kwa maoni ya Kamati, inaongezea/kupunguza uzito wa tuhuma dhidi ya mtumishi mtuhumiwa (k.m rekodi ya nyuma, kujirudia rudia kwa makosa, hali ya muhusika mwenyewe, urefu wa utumishi wake, asili ya kazi yake, afya n.k [Aya 16.10(a)-(d) ya GN.53 ya 2007]
• Itamke jambo lolote ambalo, kwa maoni ya Kamati, ni muhimu (relevant).
• Isipendekeze aina ya adhabu inayostahil kuchukuliwa dhidi ya mtumishi mtuhumiwa.
5.7 Utoaji wa Adhabu (Kan.48)
Mara baada ya kupokea Ripoti ya Kamati ya Uchunguzi, Mamlaka ya Nidhamu, baada ya kutafakari ushahidi na ripoti hiyo, inapaswa kutoa uamuzi na kumjulisha mtumishi mtuhumiwa kuhusu uamuzi huo katika muda wa siku thelathini (30) kuanzia tarehe ya kupokea taarifa ya Kamati ya Uchunguzi [Kan. 48(6)]. Kushindwa kutoa uamuzi ndani ya siku 30 kutatafsiriwa kuwa mtumishi mtuhumiwa hana hatia kama inavyoainishwa chini ya Kanuni ya 48(9) inayosema, kwa kunukuu;
“Failure to comply with requirements of sub-regulation (6) of this Regulation shall be considered that the accused public servant is not guilty of the offence”.
• Katika maamuzi yake, Mamlaka ya Nidhamu inawajibika kutoa sababu za maamuzi hayo na kumjulisha mtumishi haki, muda na mamlaka yake ya Rufaa.
6.0 MASUALA
YA NIDHAMU NA MAKOSA YA
JINAI (Kan. 50).
Mtumishi anapokabiliwa na Kesi ya Jinai mambo yafuatayo yatazingatiwa:-
• Mtumishi hatafunguliwa mashtaka ya nidhamu mpaka Kesi ya Jinai iishe Mahakamani.
• Mashtaka ya nidhamu yakifunguliwa kisha mashtaka ya Jinai yakafunguliwa, mashtaka ya nidhamu yatasimama “stayed” mpaka Mahakama itoe uamuzi.
• Akiachiwa Mahakamani kwa sababu za kiufundi (on legal technicalities), kuachiwa huko hakutakuwa kizuizi dhidi ya kufunguliwa upya mashtaka ya nidhamu na kuadhibiwa kana kwamba hakukuwa na Shauri la Jinai Mahakamani.
7.0 RUFAA KATIKA UTUMISHI WA UMMA.
Kifungu cha 25 cha Sheria, Pamoja na Kanuni ya 60 ya Kanuni za Utumishi wa Umma za mwaka 2003, huanisha Mamlaka za Rufaa katika Utumishi wa Umma kama ifuatavyo:-
• Watumishi wa Umma ambao Mamlaka yao ya Nidhamu ni Katibu Mkuu Kiongozi watakata rufaa kwa Rais.
• Watumishi wa Umma ambao Mamlaka yao ya Nidhamu ni Waziri mwenye dhamana na Utumishi wa Serikali za Mitaa, Watendaji Wakuu na Mamlaka za Serikali za Mitaa watakata rufaa Tume ya Utumishi wa Umma.
• Mtumishi au Mamlaka ya Nidhamu ambayo haitaridhika na Uamuzi wa Tume itakuwa na haki ya kukata rufaa kwa Rais ambaye uamuzi wake utakuwa wa mwisho katika mkondo wa kiutawala.
